Com a transformação digital, inúmeros serviços e procedimentos passaram por inovações e, atualmente, concentram muitas de suas funções no mundo digital. Então, hoje já é possível fazer compras, controle financeiro, contabilidade, consumir conteúdo, entre outras coisas por meio da internet. Gerir um escritório virtual também é mais uma dessas possibilidades.
No conteúdo de hoje, você verá do que se trata esse tipo de escritório, como ele funciona, quais são as suas vantagens e como contratá-lo. Portanto, continue acompanhando o post a seguir e confira!
O que é um escritório virtual?
Como o próprio termo exemplifica, não está errado defini-lo como um escritório que funciona no meio virtual em vez do físico. Entretanto, na prática, significa que houve a contratação de um endereço comercial, mas, para a realização de apenas alguns objetivos específicos, já que a maioria dos seus serviços ocorrem virtualmente.
Dentre eles, podemos citar o recebimento de correspondências, o atendimento telefônico em nome da empresa, o uso de salas coworking — compartilhamento de uma sala de trabalho por diversas empresas com ramos de atuação diferentes —, entre outros. Contudo, ainda existem outras questões que definem melhor um escritório virtual.
Como funciona o escritório virtual?
Esse modelo de escritório permite que as empresas terceirizem certas tarefas, possibilitando aos colaboradores e empresários trabalhar de qualquer lugar, utilizando ferramentas tecnológicas como celulares e computadores com acesso à internet.
Quando uma companhia contrata os serviços de um escritório virtual, a empresa obtém benefícios como preços acessíveis, atendimento profissional e um endereço de prestígio.
Grandes organizações que realizam atividades em diferentes cidades sem escritório fixo também usam desses serviços.
Como contratar um escritório virtual?
O processo de contratação de um escritório virtual difere de caso para caso. Ele pode, por exemplo, ser feito no momento da abertura do negócio ou durante a alteração de endereço da companhia. Caso ocorra na abertura, é preciso reunir documentos do escritório virtual, como IPTU (Imposto sobre a Propriedade Predial Urbana), contrato de locação etc.
Claro, isso depende de onde o escritório se localiza e quais são as exigências da Receita Federal, Prefeitura Local e Junta Comercial. Para o caso de alteração de endereço, os procedimentos são os mesmos; a diferença é que há a mudança do endereço físico para o virtual e não uma abertura direta.
Para quem o escritório virtual pode ser interessante?
O escritório virtual costuma ser uma alternativa vantajosa para negócios de prestação de serviços, mas, dentro de um modelo em que não há a necessidade de os profissionais estarem no local da empresa. Esse é o caso de quem trabalha diretamente no endereço do cliente, de porta em porta ou mesmo online, por exemplo.
Para serviços assim, o processo de abertura acontece até mais rápido, já que se trata apenas de um ponto de contato. Nesses casos, algumas licenças podem ser dispensadas.
Quais são as vantagens do escritório virtual?
Como dissemos mais acima, o escritório virtual é bastante vantajoso para empresas ou profissionais autônomos que não dependem de um endereço físico para iniciar suas atividades ou estar presentes para a execução do trabalho.
Outra vantagem é não precisar lidar com contas, manutenção ou infraestrutura do local, o que pode representar uma boa redução de custos para empreendimentos que estão iniciando no mercado.
Self storage: solução de armazenagem para estoque de escritório virtual
Empresas de e-commerce também se beneficiam do escritório virtual, mas precisam de um espaço físico para armazenar suas mercadorias e entregá-las aos seus consumidores. Para isso, existe o sistema self storage.
Se trata de uma espécie de “self service” de armazenamento, a qual permite a locação de boxes de diversos tamanhos e que suprem necessidades variadas. Com esses galpões, é possível alugar apenas o espaço desejado e pagar um valor mais abaixo do que o aluguel de uma sala ou terreno.
Muitas empresas têm aderido ao escritório virtual devido ao seu baixo custo envolvido. Contudo, é necessário avaliar se tal serviço é realmente vantajoso para seu negócio.
Agora que você já sabe o que é um escritório virtual, para que serve e como ele funciona, descubra o self storage, uma solução de armazenamento de estoque para empresas que não possuem escritório físico!
