Um espaço de escritório relativamente limpo e organizado facilita o caminho para maior produtividade e menos desperdício de tempo. Uma organização de escritório não precisa levar dias e pode ser feita aos poucos. Na verdade, manter um escritório organizado é muito mais eficaz se você o tratar como um projeto em andamento, em vez de um ataque massivo
Você pode pensar que não tem tempo para realizar uma organização de escritório, mas se você realmente soubesse quanto tempo essa desorganização lhe custaria, você reconsideraria. Reorganizar e mover pilhas ocasionalmente não conta. Nem limpar a sua mesa, se você passar a bagunça para uma lixeira ou uma gaveta da mesa.
Continue conosco e receba algumas dicas de organização de escritório. Não perca!
Dicas de organização de escritório
Portanto, se você estiver pronto para começar, as dicas de organização de escritório a seguir ajudarão você a transformar seu escritório em um espaço de trabalho eficiente.
Limpe a sua mesa
Remova tudo, limpe-o completamente e coloque de volta apenas os itens essenciais para o uso diário.
Estabeleça “zonas” de trabalho
Decida que tipo de atividade acontece em cada área do seu escritório. Você provavelmente terá um espaço de trabalho principal (provavelmente a sua mesa), uma área de referência (fichário, prateleiras) e uma área de suprimentos (armário, prateleiras ou gavetas). Coloque o equipamento apropriado e os suprimentos na área adequada.
Reúna e redistribua itens
Reúna todos os itens que não estão onde eles pertencem e coloque-os onde eles estão.
Organize sua área de trabalho
Agora que você simplificou sua área de trabalho, convém organizá-la. Use organizadores de área de trabalho ou contêineres para organizar os itens em sua mesa. Use bandejas para papéis, recipientes para itens menores. Não esqueça a área de trabalho do seu computador! Verifique se os arquivos ou imagens estão todos em pastas organizadas. O recomendado é limpar a área de trabalho do seu computador todos os dias antes de sair do trabalho.
Caixas de entrada separadas
Se você trabalha regularmente com outras pessoas, crie uma pasta, uma bandeja ou uma caixa de entrada para cada uma delas.
Limpe seu escritório
Tudo que está bagunçado, jogado e sem uso deve ser descartado. Se puder ser reciclado, separe uma caixa para doação. O que você não usou há algum tempo? Não faça tudo ao mesmo tempo, pegue uma área de cada vez. Se você não usou em meses e não pode pensar em quando você realmente precisa, esses itens precisam ser descartados, isso vale para móveis, equipamentos, suprimentos etc.
Fechar proximidade
Posicione os equipamentos e os suprimentos que você mais usa ao alcance. Coisas que você raramente usa podem ser armazenadas ou guardadas em ambiente especializados. Indicamos o self storage, que é um espaço específico para guarda de móveis, objetos e documentos com segurança. Quer saber o que é um self storage?
Organize suas gavetas
Coloque itens usados juntos no mesmo espaço de gaveta, selos com envelopes, blocos com blocos de notas, etc. Use organizadores de gavetas para itens pequenos – clipes de papel, tachinhas, etc. Use uma gaveta separada para itens pessoais.
Revisar o sistema de armazenamento de documentos
À medida que nos movemos totalmente para a era digital, a necessidade de armazenar arquivos em papel diminuiu. O que seu escritório pode fazer digitalmente? Você está duplicando arquivos? Você pode eliminar alguns dos arquivos e pastas que você usou no passado. Se você estiver armazenando arquivos em seu computador, verifique se está fazendo backups regulares.
Dicas Extras
Aqui estão algumas ideias de armazenamento para criar um sistema de arquivamento de documentos:
- Crie uma pasta de reunião – Coloque todos os “itens a serem discutidos” junto com os itens que precisam ser entregues, relatórios etc. Isso ajudará você a se preparar para as reuniões e poupá-lo do estresse que uma reunião pode reservar.
- Crie uma pasta WOR – Muito de nossos papéis confusos são coisas que ficam suspensas até que alguém responda ou aja. Coloque-os em uma pasta WOR (Waiting on Response). Verifique todos os dias as ações pendentes que você pode precisar fazer o acompanhamento.
- Caixas de revistas – Use caixas de revistas ou fichários para armazenar revistas e catálogos que você realmente deseja armazenar. Por favor, certifique-se de que você realmente precisa deles para referência ou pesquisa, caso contrário, recicle-os ou distribua.
- Pasta de leitura – Designe um arquivo para artigos impressos e documentos que você deseja ler que não sejam urgentes.
- Arquivar projetos – Quando um projeto estiver concluído, junte todos os materiais e arquive-os. Guarde suas “pastas de trabalho” para projetos em andamento.
- Arquivo semanal – Não deixe seu arquivamento se acumular. Coloque seus papéis em uma pasta “Para arquivo” e arquive tudo uma vez por semana.
- Armazene com segurança – Escolha um self storage para armazenar os documentos e demais arquivos pessoais e/ou da sua empresa, que são importantes para você, e que não cabem no espaço do seu escritório, evitando assim que a bagunça volte a se formar.
Use uma dica ou experimente todas. A quantidade de esforço que você investiu para organizar o seu escritório será recompensada em grande escala. Em vez de gastar tempo procurando coisas e embaralhando pilhas, você poderá investir o seu tempo trabalhando. Tudo isso contribuirá para a melhoria da sua produtividade no trabalho.
Confira quanto tempo você precisa armazenar cada tipo de documento, para aumentar a sua produtividade e melhorar ainda mais a organização de escritório.
