Toda empresa precisa lidar diariamente com um imenso volume de documentos importantes, que são emitidos pelos setores de recursos humanos, contabilidade, administração, entre outros.
Manter esses documentos organizados é algo imprescindível para a produtividade e competitividade do negócio, afinal, os papéis e registros são a base fundamental do funcionamento da empresa.
Pensando nisso, nós, da Estoque Tudo, preparamos algumas dicas práticas para a organização de documentos empresariais. Confira:
1- Separe todos os documentos
O primeiro passo para organizar os documentos da sua empresa consiste em separar os papéis de acordo com um critério de ordenação. Você pode, por exemplo, organizá-los por tema, cliente ou data, de modo a facilitar o acesso pela sua equipe.
Após a separação dos documentos, coloque-os em pastas que estejam devidamente identificadas com etiquetas. Assim, quando alguém precisar acessar um papel específico, ficará fácil encontrá-lo.
2- Categorize em subpastas
Depois de organizar os documentos da empresa seguindo a dica anterior, é possível segmentar ainda mais os papéis utilizando subpastas. Essa é uma estratégia para manter a documentação ordenada de maneira lógica e sistêmica.
Dentro de uma pasta com documentos de fornecedores, por exemplo, você pode criar uma subpasta para armazenar cada um dos contratos.
Desse modo, os papéis que pertencem a um mesmo tema ou categoria ficarão segmentados em um mesmo local, o que facilita a organização e acesso.
3- Digitalize os documentos
Diversas soluções tecnológicas possibilitam o armazenamento de documentos em ambiente digital, sendo esta uma opção prática e segura para as empresas que precisam lidar com uma grande quantidade de papéis.
Uma das principais vantagens de digitalizar documentos é a economia de espaço, já que não será necessário manter grandes arquivos físicos em seu escritório.
A digitalização também garante maior controle sobre as informações da empresa, que poderão ser salvas em nuvem e acessadas a qualquer hora e lugar.
4- Escolha um local seguro para guardar documentos físicos
Mesmo digitalizando a maioria dos seus documentos, muitas empresas necessitam manter papéis específicos no formato físico.
Nesses casos, é importante escolher um ambiente adequado para o armazenamento, considerando questões como segurança e proteção.
Uma das melhores soluções para guardar documentos é a locação de um box na Estoque Tudo — que é referência em self storage na região de Salvador.
Além de oferecer preços acessíveis para empresas, a Estoque Tudo trabalha com contratos mensais, livres de burocracias. Isso significa que você não precisará de um fiador para alugar o seu espaço e poderá contratá-lo por qualquer período de tempo, sem pagamento de taxas extras ou multas.
A Estoque Tudo também disponibiliza diversas facilidades e diferenciais como vigilância 24 horas, escritório virtual, estacionamento gratuito e sala de reunião. Os boxes podem ser alugados em diferentes tamanhos, de acordo com a necessidade de armazenamento de cada cliente.
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