Organize os documentos da sua empresa com essas dicas! - Estoque Tudo

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19 de julho de 2022

Organize os documentos da sua empresa com essas dicas!

Empresas Organização

Toda empresa precisa lidar diariamente com um imenso volume de documentos importantes, que são emitidos pelos setores de recursos humanos, contabilidade, administração, entre outros.

Manter esses documentos organizados é algo imprescindível para a produtividade e competitividade do negócio, afinal, os papéis e registros são a base fundamental do funcionamento da empresa.

Pensando nisso, nós, da Estoque Tudo, preparamos algumas dicas práticas para a organização de documentos empresariais. Confira:

1- Separe todos os documentos

O primeiro passo para organizar os documentos da sua empresa consiste em separar os papéis de acordo com um critério de ordenação.  Você pode, por exemplo, organizá-los por tema, cliente ou data, de modo a facilitar o acesso pela sua equipe.

Após a separação dos documentos, coloque-os em pastas que estejam devidamente identificadas com etiquetas. Assim, quando alguém precisar acessar um papel específico, ficará fácil encontrá-lo.

2- Categorize em subpastas

Depois de organizar os documentos da empresa seguindo a dica anterior, é possível segmentar ainda mais os papéis utilizando subpastas. Essa é uma estratégia para manter a documentação ordenada de maneira lógica e sistêmica. 

Dentro de uma pasta com documentos de fornecedores, por exemplo, você pode criar uma subpasta para armazenar cada um dos contratos.

Desse modo, os papéis que pertencem a um mesmo tema ou categoria ficarão segmentados em um mesmo local, o que facilita a organização e acesso.

3- Digitalize os documentos

Diversas soluções tecnológicas possibilitam o armazenamento de documentos em ambiente digital, sendo esta uma opção prática e segura para as empresas que precisam lidar com uma grande quantidade de papéis.

Uma das principais vantagens de digitalizar documentos é a economia de espaço, já que não será necessário manter grandes arquivos físicos em seu escritório.

A digitalização também garante maior controle sobre as informações da empresa, que poderão ser salvas em nuvem e acessadas a qualquer hora e lugar.

4- Escolha um local seguro para guardar documentos físicos

Mesmo digitalizando a maioria dos seus documentos, muitas empresas necessitam manter papéis específicos no formato físico.

Nesses casos, é importante escolher um ambiente adequado para o armazenamento, considerando questões como segurança e proteção.

Uma das melhores soluções para guardar documentos é a locação de um box na Estoque Tudo — que é referência em self storage na região de Salvador.

Além de oferecer preços acessíveis para empresas, a Estoque Tudo trabalha com contratos mensais, livres de burocracias. Isso significa que você não precisará de um fiador para alugar o seu espaço e poderá contratá-lo por qualquer período de tempo, sem pagamento de taxas extras ou multas.

A Estoque Tudo também disponibiliza diversas facilidades e diferenciais como vigilância 24 horas, escritório virtual, estacionamento gratuito e sala de reunião. Os boxes podem ser alugados em diferentes tamanhos, de acordo com a necessidade de armazenamento de cada cliente.  

Para saber mais ou solicitar um orçamento, entre em contato pelo Whatsapp (71) 99999-3888 ou ligue para o número (71) 3356-0088. Será um prazer atendê-lo!

Av. General Graça Lessa, 820, Vale do Ogunjá, 40.240-325, Salvador - Bahia

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