Você sabia que alguns tipos de documentos devem ser armazenados durante um certo tempo por questões legais, seja você pessoa física ou jurídica? Na hora de organizar armários e gavetas é preciso ter critério ao jogar fora a papelada para não sofrer prejuízos – por exemplo, ter de provar uma cobrança indevida ou acionar um fornecedor na Justiça.
Segundo o Código Civil, normalmente, o prazo mais comum para se armazenar os documentos de dívidas é de cinco anos. No entanto, há alguns tipos que devem ser mantidos por mais tempo, como por exemplo os de imóvel financiado. De acordo com o Procon, os prazos dos principais tipos de documentos com os quais pessoas físicas e jurídicas lidam hoje em dia são os seguintes:
Água, energia, telefone e demais contas de serviços essenciais, devem ser conservadas por cinco anos.
Declarações de quitação e pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período em que o morador estiver no imóvel. Após a saída, conservá-los por 10 anos
Documentos de consórcio devem ser guardados até o encerramento das operações financeiras do grupo.
Propostas de seguro, apólice e as declarações de pagamento devem ser guardadas por um ano após o fim da vigência.
Proposta e contrato de convênio médico deve ser guardada por todo o período em que estiver como conveniado. Recibos, no mínimo, 12 meses anteriores ao último reajuste devem ser guardados por todo o período de contratação.
Mensalidade escolar, cursos livres e cartão de crédito devem ser guardados pelo período de cinco anos.
Contrato e declaração de aluguel deve ser guardado pelo locatário até sua desocupação e consequente recebimento do termo de entrega de chaves, por três anos, desde que não haja qualquer pendência.
Documentos de compra de imóvel deve ser guardados pelo comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura, tanto proposta e contrato quanto todos os comprovantes de pagamento.
Notas fiscais (de produtos e serviços duráveis) e certificados de garantia, devem ser guardados pelo prazo de vida útil do produto/serviço, mesmo após o término da garantia contratual.
Contratos em geral precisam ser conservados até que o vínculo entre as partes seja desfeito e, em se tratando de financiamento, até que todas as parcelas estejam quitadas e o bem desalienado.
