Todas as empresas, independentemente do tamanho e tipo de negócio, acabam acumulando arquivo morto ao longo do tempo. Afinal são muitos os documentos a serem geridos e guardados por período indeterminado, não é mesmo?
O arquivo morto acaba sendo um “mal necessário”, pois ocupa espaço e requer conservação, ao mesmo tempo em que são essenciais para o bom funcionamento da empresa.
Muitos empreendedores optam por guardar o arquivo morto na própria sede da empresa. Essa escolha demanda uma área de extensão considerável e manutenção e organização constantes.
Se a sede da sua empresa não for suficientemente grande, não se preocupe. O arquivo morto pode deixar de ser um empecilho se você contratar um Self Storage. É sobre ele que vamos falar neste artigo. Confira!
Self Storage: a opção definitiva para a organização do arquivo morto
Um local de trabalho caótico e com a sensação de entulhado pode acabar interferindo na lucratividade da empresa. E não é isso que você quer para a sua, certo?
O Self Storage tem mostrado soluções eficientes para guardar dos documentos do arquivo morto das empresas.
Ele nada mais é do que um autosserviço de armazenamento de bens a partir de um aluguel de espaço em um depósito. Nesse tipo de serviço, o locatário aluga unidades autônomas (box) e firma um contrato de acordo com sua necessidade.
Conheça melhor as vantagens de um Self Storage para armazenar o arquivo morto da sua empresa:
Resolve definitivamente o problema de espaço
Ao contratar o serviço de um Self Storage para armazenar o arquivo morto da sua empresa, você poderá otimizar o espaço físico da sua sede sem precisar passar por obras de ampliação, o que certamente demandaria um custo maior.
É possível usar o espaço de uma forma que melhor atenda às necessidades dos colabores e torne o trabalho mais confortável e produtivo.
É do tamanho que você precisa
O espaço que você aluga no Self Storage é do tamanho que você precisa, além de adequado para esse tipo de armazenamento.
Se com o tempo você considerar que o box alugado está pequeno demais para o tamanho do arquivo morto (que tende a crescer com os anos), basta você alugar outro box ou ainda mudar para um maior.
Possui acesso privativo
Ao alugar um espaço no Self Storage, você terá acesso e privacidade total para consultar e manusear os documentos do arquivo morto sempre que precisar.
Somente você, e a quem você der a chave do box, terá permissão para acessar o arquivo armazenado na hora que precisar.
Garante a segurança de seu arquivo morto
O Self Storage tem sistema de segurança 24h, com câmeras, sensores de movimentos, dentre outros. Tudo incluído no contrato.
Esse serviço faz com que o arquivo morto da sua empresa, além de estar armazenado de forma adequada, esteja em total segurança. Além disso, os Self Storage também possuem seguros contra incêndio e qualquer tipo de acidente.
Diminui os custos de manutenção
Ao manter o arquivo morto na sede de sua empresa, você seria o responsável pelo serviço de dedetização e controle de pragas. O box de um Self Storage não possuí entrada de ar, como janelas, por exemplo, pois não se trata de uma sala.
Essas condições fazem com que os documentos se mantenham longe de poeira e umidade, o que ajuda na conservação. O melhor é que esse serviço está incluído em seu contrato e você não precisa se preocupar com isso.
Possibilita a organização do arquivo morto de forma mais adequada
Ao armazenar o arquivo morto da sua empresa em um Self Storage, você pode organizar da forma que lhe convém, seja por assunto, ano, ordem alfabética ou tipo de documento.
Não importa o tamanho do arquivo morto da sua empresa, a facilidade de acesso será fundamental. Por isso, quando for armazenar os arquivos no Self Storage, é preciso organizar a planejar bem. Não adianta jogar os arquivos de qualquer jeito no espaço.
Sem burocracia para o aluguel
Os contratos do Self Storage, em geral, são flexíveis e podem ser renovados e/ou encerrados de acordo com a suas necessidades. Normalmente, os contratos são mensais.
Assim, o uso de um Self Storage pode ser longo ou curto. Você vai poder armazenar o arquivo morto pelo tempo que precisar.
É bem localizado
É comum que os Self Storages estejam localizados em pontos estratégicos das grandes cidades, onde o acesso é facilitado. Ou seja, quando precisar de um documento do arquivo morto, você não irá perder muito tempo no deslocamento.
Agora que você já sabe os motivos para guardar o arquivo morto da sua empresa em um Self Storage, por que você não entra em contato conosco para guardá-los em um Self Storage? Calcule o espaço perfeito para a sua necessidade e solicite um orçamento.
