Com a alta concorrência de mercado e as incertezas econômicas, é certo que toda empresa necessita de estratégias eficazes para se manter sólida. Sendo assim, não são poucas as organizações que vêm investindo nas mais variadas técnicas gerenciais, seja de pessoas, projetos ou para o marketing. Contudo, a maioria delas acabam negligenciando um ponto importante do empresariado: a gestão de documentos.
A falta de um gerenciamento de arquivos competente pode deixar a empresa à mercê de riscos jurídicos, mais burocrática e menos rentável. Então, continue acompanhando este post para entender como fazer isso adequadamente e garantir a saúde dos processos do seu negócio. Confira a seguir!
O que é gestão de documentos?
Em suma, se trata da criação de estratégias para arquivar corretamente qualquer tipo de documento empresarial, considerando a natureza e as especificidades de manuseio de todos eles.
O objetivo é fazer com que os documentos mais acessados sejam de fácil localização, os de importância mediana estejam seguros e bem armazenados e os que já perderam seu valor corporativo sejam descartados devidamente.
Por que fazer gestão de documentos?
Redução de custos
O trabalho que envolve diversos documentos exige um alto custo de armazenagem, geração e envio. Com uma gestão eficaz, ações como estas são reduzidas e realizadas com menos gastos, como a impressão e cópia de contratos, por exemplo.
Com isso, a diminuição do volume de arquivos é inevitável, já que o processo implica na eliminação de papéis duplicados, documentos dispensáveis e até mesmo na sua digitalização correta, tornando seu acesso mais ágil, barato e efetivo.
Aumento da qualidade
Outro fator importante na gestão de documentos é conservação e qualidade da papelada. Isso significa que todos os arquivos precisam estar em boas condições para que possam ser analisados, consultados e manuseados sem empecilhos. Uma boa gestão evita que os documentos se danifiquem, prevenindo o retrabalho e outros gastos não planejados.
Garantia de segurança jurídica
Antes de tudo, os documentos corporativos são a prova jurídica de que a empresa está realizando ações de acordo com a práticas legais adotadas pelo país. Então, outra função da gestão de documentos é manter a integridade física e virtual de cada um com suas devidas assinaturas, carimbos, certificados e outras comprovações de regularidade fiscal.
Quais são as melhores práticas de gestão de documentos?
Tenha um espaço estruturado
Conforme dissemos mais acima, diversas companhias sentem dificuldades em alocar seus documentos. As consequências disso são arquivos dispostos em gavetas, armários e espalhados por diferentes setores do negócio.
Para evitar tal situação, reserve um local específico e único para guardar todos os documentos, como prateleiras, estantes e, caso necessário, uma sala exclusiva com todos os sinais de identificação.
Digitalize os documentos
Caso a sua empresa tenha um alto número de documentos físicos, considere a possibilidade de digitalizá-los. Arquivos eletrônicos não demandam ocupações de grandes espaços e não sofrem deteriorações, comuns aos documentos de papel. No meio eletrônico, todos esses documentos ficarão mais fáceis de organizar, acessar e proteger.
Crie políticas claras de uso dos documentos
Além de organizar o local e a forma de armazenamento, também é necessário estabelecer normas de acesso. Então, consulte as políticas da empresa e defina quem e quando pode acessar as informações institucionais.
Crie maneiras adequadas para a solicitação desses dados e quais serão os passos a serem cumpridos antes do envio de qualquer arquivo. Esse processo garantirá a segurança das informações, mesmo com a alta rotatividade de uso.
Quais são as melhores ferramentas de gestão de documentos?
Assinatura eletrônica
Assinar documentos manualmente é uma tarefa obsoleta, exaustiva e que ocupa um tempo precioso na rotina dos gestores. Com os serviços de assinatura eletrônica, você não precisará imprimir inúmeras vias e enfrentar longas horas para assinar e enviar todos os papéis às partes interessadas.
No âmbito virtual, é possível fazer tudo isso instantaneamente, otimizando o processo e agilizando as negociações corporativas.
Sistemas ERP e CRM
Para ser verdadeiramente eficaz, a gestão de documentos precisa conversar com os demais procedimentos de controle da empresa.
As soluções digitais mais comuns para isso são o ERP (Software de Gestão Empresarial) — integração dos setores da companhia, facilitando a geração de relatórios e as tomadas de decisão dos gestores — e o CRM (Gestão de Relacionamento com Clientes) — coleta de dados dos clientes de forma segura para que o negócio identifique o comportamento do público e supra suas necessidades.
Como você pode perceber, a gestão de documentos também é uma das principais estratégias de uma empresa, além de totalmente necessária para o seu bom funcionamento. Com ela, a burocratização do seu negócio é evitada, aumentando a produtividade e gerando mais lucro.
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