Nos dias de faxina e de organização do que temos, sempre aparece aquela dúvida: Quanto tempo preciso armazenar documentos, como comprovantes de pagamentos, contratos, declarações, notas fiscais e etc.? Quem não tem em casa aquela gaveta cheia de papéis?
Mesmo em tempos de internet e armazenamentos em nuvem, guardar alguns documentos e manter um arquivo é essencial para não ter problemas no futuro. E quando falamos de empresas, sabemos que essa quantidade de documentos a ser armazenada é ainda maior.
O que muita gente não sabe é que o prazo para armazenar documentos varia de acordo com a situação. Continue acompanhando este post e confira a seguir como fazer isso da forma correta!
Tempo indicado para armazenar documentos de casa
Muitas pessoas acabam guardando vários diversos documentos antigos desnecessários com medo de em alguma situação esses documentos sejam cobrados para algum tipo de comprovação.
Contudo, há um período recomendado de armazenagem para cada documento do tipo. Veja mais abaixo.
- Contas de energia, água, telefone, gás e outros comprovantes de pagamentos de serviço básico: Devem ser conservados por cinco anos após o pagamento;
- Comprovantes de pagamento de condomínio: As declarações de quitação de pagamento do condomínio devem ser guardadas durante todo o período que o morador estiver no imóvel;
- Seguros: Apólices, propostas e declarações devem ser armazenadas por mais um ano após o tempo em que estiver vigorando;
- Documentos relativos a plano de saúde: Contrato, propostas e declarações referentes ao plano de saúde devem ser guardados por todo período de contratação. Em caso de reajuste de contrato, deve-se guardar o contrato antigo por pelo menos 12 meses;
- Consórcio: As declarações e comprovantes de pagamento devem ser guardadas até o encerramento total do consórcio;
- Documentos de mensalidade escolar: Os contratos e declarações de pagamentos devem ser guardados por um período de cinco anos;
- Comprovante de pagamento de cartão de crédito: As faturas pagas de cartão de crédito devem ser guardados por um período de um ano. Em caso de acordo de parcelamento, guardar pelo período que durar a quitação do acordo;
- Aluguel: Os documentos relativos a contrato e pagamento de aluguel devem ser guardados pelo período que está no imóvel e, após a entrega do imóvel, deve ser guardado por três anos, caso não haja nenhuma pendência;
- Documentos relativos a cursos livres: Contratos e declarações de pagamentos de cursos livres devem ser guardados por um período de 5 anos;
- Compra de imóveis: Propostas, contratos e toda a documentação relativa à compra e venda de um imóvel deve ser armazenada pelo comprador até a lavratura e registro imobiliário da escritura da escritura;
- Notas fiscais: os cupons fiscais devem ser armazenados pelo prazo de vida útil do produto/ serviço adquirido. Após o término da garantia contratual não há a possibilidade de usar notas fiscais para resgatar garantias. O mesmo serve para certificado de garantias de eletrodomésticos e eletroeletrônicos;
- Contratos: Os contratos precisam ser conservados enquanto o vínculo entre as partes é mantido. Caso se trate de financiamento, deve ser guardado até que todas as parcelas sejam quitados e o bem esteja em sua posse;
- Recibos e declarações de Imposto de Renda: Precisam ser guardados por cinco anos, para possível necessidade de comprovação;
- Documentos trabalhistas: documentos como aviso prévio, termo de rescisão, cartão de ponto, contracheque, recibos de pagamento e etc. devem ser guardados por 5 anos;
- Tributos como IPTU e IPVA: devem ser guardados por 5 anos.
Tempo indicado para armazenar documentos da empresa
O prazo para guardar os arquivos de uma empresa está relacionado ao tipo: tributário ou trabalhista. Acompanhe abaixo como guardá-los corretamente.
- Documentação tributária: A documentação tributária, inclusive contribuições previdenciárias devem ser armazenados por um período de 5 anos. Esse é período de prescrição para cobrar judicialmente um tributo. Após esse período, o Fisco não poderá mais cobrá-lo do contribuinte;
- Livros obrigatórios: Livros obrigatórios e comprovantes de lançamentos devem ser mantidos até que ocorra sua prescrição ou decadência;
- Documentos trabalhistas: Devem ser mantidos pelo prazo de 5 anos para trabalhadores rurais e urbanos e mantidos por pelo menos dois anos após a extinção do contrato;
- FGTS: O artigo 23, § 5º, da Lei nº 8.036/1990 diz que o prazo para o armazenamento de documentos relativos ao FGTS seja de 30 anos. Contudo, o Supremo tribunal Federal estabeleceu que o período para cinco anos.
Como armazenar documentos adequadamente
Não adianta armazenar documentos de qualquer jeito, pois um dia você precisar e não vai saber onde encontrar. Além disso, os papéis podem sofrer com a ação do tempo, ficando mofados, com manchas de oxidação ou ainda sofrerem danos causados por insetos, como cupins e traças.
Assim, o recomendado é que você mantenha pastas de arquivos nomeadas e identificadas por ano em um local arejado e iluminado. A limpeza dos arquivos deve ser constante.
Self Storage: uma ótima opção para armazenar documentos
Com o tempo, todos nós acabamos adquirindo uma grande quantidade de documentos importantes e que precisam ser guardados, seja por toda a vida ou por um longo período de tempo. Isso faz com que tudo fique uma bagunça e quando você precisa de um documento específico enfrenta grandes dificuldades para encontrar.
Em empresas, esse tipo de problema relacionado ao espaço se torna ainda maior, pois imagine armazenar documentos trabalhistas relacionados a todos os funcionários e ex-funcionários, documentos burocráticos da companhia, imposto de renda, notas fiscais de compras de bens e serviços, clipping e etc.
Se esse for o seu caso ou de sua empresa, o Self Storage é uma ótima opção para armazenar documentos com segurança e sem comprometer espaço em sua casa. O self storage ou self stockage é um serviço que faz bastante sucesso no exterior e vem conquistando cada vez mais lugar no Brasil.
Trata-se de oferecer armazenamento terceirizado de bens e mercadorias a partir do aluguel de um box. É um serviço que tem se mostrado muito útil tanto para pessoas físicas quanto jurídicas, em casos de mudança, economia de espaço, armazenamento de coleções, documentos, mobília extra, livros e etc.
Vantagens de usar um Self Storage para o armazenar documentos
Imagine não ter que ter arquivos acumulando pó e ocupando espaço em sua empresa e ao mesmo tempo ter tudo armazenado com segurança. Isso você consegue alugando um galpão em um self storage.
- Todos os seus documentos em um só lugar;
- Armazenamento com segurança;
- Organização e praticidade;
- Libera espaço em sua casa/ empresa;
- Espaço organizado de acordo com sua necessidade;
- Seguro contra incêndios;
- Maior privacidade, ou seja, somente você e as pessoas que você autorizar terão acesso ao arquivo de documentos.
Como vimos, mesmo vivendo na era digital é extremamente importante o armazenamento físico de arquivos. O Self Storage é uma forma eficaz para otimizar e simplificar esse processo, pois dispõe de um lugar exclusivo para o armazenar documentos. Portanto, escolha um Self Storage que se adapte às suas necessidades e nunca mais tenha preocupações relacionadas ao armazenamento de documentos.
Gostou do nosso artigo? Agora que você já sabe o tempo ideal para armazenar documentos, que tal entrar em contato conosco para guardá-los em um Self Storage? Calcule o espaço perfeito para a sua necessidade ou solicite um orçamento!
