Eis um cenário comum na rotina de boa parte das empresas do país: pilhas de documentos, papéis com recados espalhados, lixeiras cheias e falta de espaço para organizar as coisas mais importantes. Sua empresa está passando por isso?
A falta de organização no ambiente de trabalho pode afetar negativamente o desempenho, a saúde e gerar estresse nos colaboradores! Vamos raciocinar: um ambiente desorganizado pode fazer com que a simples procurar por uma anotação demande muito tempo, não é mesmo? Além disso, pastas e documentos espalhados acumulam poeira e outras substâncias que podem afetar o bom funcionamento de equipamentos e o bem-estar dos funcionários
Mas, calma aí! Antes de qualquer decisão, saiba que a falta de espaço no escritório pode ser solucionado com algumas medidas simples, sem que se precise alugar um imóvel mais caro.
Neste artigo, vamos mostrar algumas dicas para isso. Continue conosco e confira!
Descarte o que não for necessário
Faça uma análise e verifique quais papéis ou objetos não estão mais sendo usados na empresa e não hesite em jogá-los no lixo ou doar para cooperativas quem podem precisar deles. Mantenha somente o que for imprescindível para o ambiente de trabalho e não acumule folhas e mais folhas que irão apenas ocupar espaço nas prateleiras.
Móveis quebrados, equipamentos obsoletos, papéis inúteis, objetos de decoração descartados, entre outros: faça uma limpeza geral no ambiente e separe tudo o que pode ser reaproveitado e o que deve ser descartado. Seguindo esta dica, além de deixar o ambiente muito mais organizado, você também se livrará de tudo o que estava ocupando espaço sem necessidade.
Mantenha a organização no dia a dia
Depois de descartar tudo o que não é mais necessário, lembre-se de recolocar objetos e documentos em seu devido lugar após o uso. Reserve espaços para guardar pastas, canetas, lápis, recados e todos os itens de escritório. Saber o local exato onde as coisas estão pode economizar minutos e até horas do dia.
É importante que equipamentos e materiais utilizados com mais frequência estejam sempre à mão, evitando a perda de tempo para alcançá-los. Já os que são necessários apenas em poucas ocasiões, como os arquivos, devem estar guardados em armários.
Espaços muito cheios são um obstáculo para o bom comportamento organizacional no ambiente de trabalho, podendo tirar a concentração e bloquear a criatividade. Por isso, procure deixar poucos objetos em cima das mesas.
Utilize cores claras no ambiente
Cores claras são boas aliadas de ambientes pequenos, pois dão uma sensação de amplitude, continuidade no espaço de trabalho e caem perfeitamente bem para o ambiente corporativo. Esta também é uma boa estratégia para promover uma melhor distribuição de luz no local, tornando-o mais agradável e aconchegante, além de favorecerem a tranqüilidade e a concentração.
As cores escuras causam o efeito contrário e podem deixar o clima pesado e sério demais, enquanto os tons vibrantes podem deixar o visual cansativo. Elas são recomendadas para locais maiores, mas se essas cores remetem à identidade da empresa, procure usá-las nos detalhes.
Evite barreiras visuais
Para não causar a impressão de que o espaço do escritório é pequeno demais, uma boa dica é evitar dividir os ambientes com paredes. Quanto mais aberto e integrado ele for, maior vai ser a sensação de espaço. Além disso, para não criar barreiras visuais, procure escolher móveis baixos e estantes vazadas para separar os ambientes.
Tenha uma boa logística
Uma logística ruim de armazenagem acarreta em muitos problemas de falta de espaço nos escritórios. Como citamos anteriormente, isso pode provocar riscos para a integridade e segurança dos equipamentos e arquivos, além de um aumento nos gastos.
Por isso, contar com uma boa logística é fundamental para otimizar o seu ambiente de trabalho. Alugar uma sala ou um galpão para armazenar produtos e documentos pode ser uma opção, mas, em boa parte dos casos, acaba sendo uma perda de tempo se não houver um bom projeto e controle.
Contrate um self storage e resolva o problema da falta espaço
Você já ouviu falar em self storage? Este sistema de armazenagem permite que pessoas físicas e jurídicas aluguem espaços chamados de box, com tamanhos variados e que atendem a uma determinada necessidade.
No caso dos documentos, a lei manda que sejam armazenados por alguns anos – prazo que pode variar de acordo com o documento. Por isso, é comum que as empresas recorram ao self storage. Além de papéis importantes, também há a possibilidade de a empresa precisar guardar uma quantidade de estoque maior do que seu espaço físico consegue armazenar.
Documentos e objetos obsoletos não têm necessidade de permanecer no ambiente corporativo, ocupando espaços. É aí que entra o self storage como solução. Alugando um espaço do tamanho das necessidades do escritório, é possível pagar um valor bem abaixo de um aluguel de uma sala maior.
Além de resolver o problema da falta de espaço, o self storage mantém objetos e documentos seguros: apenas o responsável terá a senha de entrada do local, que é protegido por 24 horas.
Agora que você já sabe como resolver o problema da falta de espaço no seu escritório, confira quanto tempo você precisa armazenar cada tipo de documento para saber como aumentar a sua produtividade e melhorar ainda mais a organização do seu escritório.
