O arquivo morto é mais do que uma pilha de papéis esquecidos em um canto empoeirado. Antes de tudo, ele representa a memória viva da sua empresa, contendo documentos que, embora não sejam utilizados diariamente, possuem um valor significativo para a continuidade e legalidade das operações.
De antemão, esses documentos, que vão desde registros fiscais e contábeis até termos contratuais, são essenciais para comprovar transações, defender a empresa em questões legais e garantir a continuidade das atividades. São, em suma, a garantia tangível da história e integridade do seu negócio. Pensando nisso, nós, da Estoque Tudo, reunimos algumas dicas práticas para ajudar na organização de documentos empresariais. Confira:
Por que organizar o arquivo morto?
A organização do arquivo morto evita problemas como extravios, deterioração de documentos e dificuldades para localizá-los quando necessários. Dessa forma, as empresas que mantêm um sistema eficiente de arquivamento garantem maior segurança e acessibilidade à documentação relevante.
Entre os principais benefícios da organização do arquivo morto estão:
Entre os principais benefícios da organização do arquivo morto estão, principalmente:
- Cumprimento de obrigações legais: muitas leis e normas exigem a manutenção de documentos por prazos específicos.
- Facilidade na auditoria e fiscalizações: ter documentos organizados reduz a complexidade de processos internos e externos.
- Otimização do espaço físico: evita a ocupação desnecessária de espaços no ambiente corporativo.
- Segurança contra perdas e extravios: com um armazenamento adequado, o risco de danos é reduzido.
Leia mais – Segurança de documentos: as 10 melhores práticas.
Estoque Tudo: a solução para o Arquivo Morto
No entanto, optar por um self storage como o Estoque Tudo para armazenar documentos de arquivo morto é uma estratégia inteligente para empresas que desejam otimizar espaço e garantir segurança documental. De acordo com pesquisa da Gartner, 56% dos clientes expressam interesse na segurança cibernética das organizações. Ainda segundo informações da pesquisa, os consumidores estão cada vez mais interessados sobre qual será sua exposição ao risco caso decidam usar o serviço ou produto de uma empresa.
Vantagens do self storage para arquivos empresariais:
- Permite categorizar documentos e manter um ambiente seguro para armazenamento.
- Conta com o monitoramento 24 horas, além de controle de acesso por senha e estrutura adequada contra umidade e pragas.
- Retirar ou incluir documentos sempre que precisar, sem burocracias.
- Evita gastos com aluguel de espaços maiores, a exemplo de para armazenagem interna.
Veja também – Organize os documentos da sua empresa com essas dicas!
Dicas para armazenar o arquivo morto corretamente no self storage
- Classifique os documentos por tipo e período de retenção.
- Utilize caixas identificadas** para facilitar a busca posterior.
- Digitalize os arquivos mais importantes como backup.
- Armazene em prateleiras apropriadas, protegendo os documentos contra umidade.
- Mantenha um inventário atualizado para controle eficiente.
Todavia, uma das melhores opções para armazenar documentos com segurança é alugar um box na Estoque Tudo, referência em self storage na região de Salvador.
Além de oferecer condições acessíveis para empresas, a Estoque Tudo disponibiliza contratos mensais sem burocracia. Portanto, não é necessário fiador para a locação, e você pode utilizar o espaço pelo tempo que precisar, sem taxas extras ou multas. Em outras palavras, o self storage é uma solução prática e confiável para preservar a documentação da sua empresa. Nesse sentido, com organização e planejamento, você garante a integridade e proteção dos registros essenciais para o seu negócio.
Logo, ainda reforçamos que o Estoque Tudo também oferece uma estrutura completa, com diferenciais como vigilância 24 horas, escritório virtual, estacionamento gratuito e sala de reunião. Os boxes estão disponíveis em diversos tamanhos, adaptando-se à sua necessidade de armazenamento.
Para mais informações ou para solicitar um orçamento, entre em contato pelo WhatsApp (71) 99999-3888 ou ligue para (71) 3356-0088. Será um prazer atendê-lo!
