Inúmeras informações são geradas todos os dias em uma empresa e são tidas como um dos bens mais preciosos de qualquer organização. Independentemente do seu tamanho ou campo de atuação, é imprescindível que eles estejam protegidos e possam ser acessados com rapidez sempre que for necessário. Isso porque, o negócio só poderá utilizá-los adequadamente se houver o arquivamento de documentos eficiente e ordenado.
Portanto, a fim de lhe ajudar com essa crucial tarefa, elaboramos o conteúdo de hoje. Aqui, você encontrará algumas dicas de como organizar esses documentos apropriadamente, garantindo a eficiência da sua corporação. Confira!
Dicas de arquivamento de documentos
1. Classifique os documentos
É preciso classificar os documentos para ter um arquivo organizado e de fácil acesso. Então, separe a papelada por categorias:
- Financeiros;
- Contratos;
- Clientes;
- Fornecedores;
- Compra e venda;
- Contábeis.
O importante é que haja uma lógica na separação dos papéis, sejam arquivos físicos ou virtuais. Tal medida trará muito mais segurança e agilidade aos processos e o dia a dia dos gestores e colaboradores.
2. Defina o local para arquivar os documentos
Muitas instituições não reservam locais específicos para armazenar os documentos, ocasionando problemas como perda e extravio de informações importantes. É por esse motivo que todos os arquivos empresariais precisam ter um lugar próprio para serem guardados.
A fim de facilitar o arquivamento de documentos, vale substituir os documentos físicos por digitais; uma forma mais sustentável e eficiente de manter os dados organizados e à disposição.
3. Estabeleça regras de acesso de dados
Após definir o local de arquivamento de documentos, crie algumas normas de acesso às informações. A razão disso se deve ao fato de que nem todos os dados da empresa podem ser acessados por qualquer colaborador. Neste cenário, podemos destacar novamente a segurança dos arquivos digitais.
Estabelecer restrições de acesso é muito mais fácil com a tecnologia. Com senhas, por exemplo, apenas a equipe autorizada poderá acessar,compartilhar ou modificar tais documentos.
4. Tome proveito da assinatura digital
Mais uma forma de fazer um arquivamento de documentos eficiente é por meio da assinatura digital. Gastar tempo assinando documento por documento deixou de ser uma estratégia eficiente há algum tempo. As tarefas e responsabilidades de um gestor são diversas, portanto, ele precisa adotar meios mais ágeis de assinar os documentos da empresa.
Com a assinatura digital, você consegue reduzir os custos com correios e entregadores para o envio de contratos e outros papéis para clientes, fornecedores e colaboradores. Além, é claro, de reduzir o gasto com impressões.
5. Invista no arquivamento eletrônico
Outra vantagem de aproveitar a tecnologia na organização dos documentos é a proteção contra os agentes externos e as ações do tempo, que costumam danificar os arquivos físicos.
Duplicar e compartilhar as informações também fica mais fácil quando os arquivos são digitais. Sendo assim, estabeleça uma regra para digitalizá-los e autentifique cada documentos com a assinatura digital.
6. Selecione as datas para o descarte do documento
Boa parte dos documentos corporativos são estratégicos para os negócios e não podem ser descartados. Entretanto, há aqueles que perdem valor com o passar do tempo e precisam ser eliminados.
Então, é crucial classificar e separar os arquivos por ordem de relevância e determinar datas para o descarte. Essa é uma maneira de evitar o acúmulo desnecessários de dados e simplificar a rotina dos colaboradores.
7. Utilize um sistema de gestão de documentos
Procedimentos manuais, em geral, costumam ser menos eficientes do que aos automáticos. Felizmente, hoje é possível desfrutar da segurança, do conforto e da facilidade das ferramentas de gestão de documentos. Portanto, analise as necessidades do negócio e pesquise os sistemas disponíveis no mercado, sempre avaliando o melhor custo-benefício.
Busque por ferramentas completas e atualizadas. O objetivo é que o sistema consiga facilitar processos como a assinatura eletrônica, assegurando a validade jurídica dos documentos e agilizando a organização.
Com todas essas dicas, fazer o arquivamento de documentos inteligente será muito mais simples. O bom armazenamento e organização desses dados são essenciais para que a empresa consiga tomar as decisões certas e se desenvolva de modo seguro e eficiente.
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